Allgemeine Geschäftsbedingungen
1. Geltungsbereich und Anbieter
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von FlowMate – der Web-App unter app.flow-mate.de und der iOS-App „FlowMate“ (zusammen „FlowMate“). Anbieter ist Luca Daniel Kaltenhauser – FlowMate, Einzelunternehmen, Wasserwerkstrasse 20, 8006 Zürich, Schweiz, E-Mail support@flow-mate.de („wir“).
FlowMate richtet sich an Handwerksbetriebe, Selbstständige und andere Unternehmer. Abweichende Bedingungen des Nutzers gelten nicht, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.
2. Leistungen
FlowMate ist eine Software zum Erstellen und Verwalten von Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und Kundendaten. Dazu gehören insbesondere PDF-Dokumente, E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD), DATEV-Export und ein KI-Assistent, der aus Sprach- oder Texteingaben Entwürfe erstellt. Den aktuellen Funktionsumfang beschreibt unsere Website.
Wir entwickeln FlowMate laufend weiter und dürfen Funktionen ändern, soweit der Kern der Leistung – das Erstellen und Verwalten von Angeboten und Rechnungen – erhalten bleibt und die Änderung für dich zumutbar ist.
3. Konto
Für die Nutzung brauchst du ein Konto. Deine Angaben müssen wahr und vollständig sein. Halte deine Zugangsdaten geheim; für Handlungen über dein Konto bist du verantwortlich, sofern du den Missbrauch zu vertreten hast.
4. Testphase
Nach der Registrierung kannst du FlowMate 7 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen. Dafür sind keine Zahlungsdaten nötig, und die Testphase endet automatisch – sie geht nicht in ein kostenpflichtiges Abo über.
Ohne Abo kannst du deine Daten nach der Testphase weiterhin ansehen und exportieren (PDF, E-Rechnung, DATEV), aber keine neuen Dokumente oder Kunden anlegen und nichts mehr bearbeiten.
5. Abo, Preise und Zahlung
FlowMate Pro gibt es als Monatsabo und als Jahresabo. Es gelten die bei Vertragsschluss angezeigten Preise; alle Preise sind Endpreise inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer.
Bestellung über Paddle: Unser Bestellprozess wird von unserem Online-Händler Paddle.com Market Limited, 30 Old Bailey, London EC4M 7AU, Vereinigtes Königreich („Paddle“) abgewickelt. Paddle ist Verkäufer (Merchant of Record) aller Bestellungen, übernimmt die Zahlungsabwicklung, stellt die Rechnungen aus und bearbeitet Anfragen zu Zahlungen und Rückerstattungen. Für den Kauf gelten zusätzlich die Kaufbedingungen von Paddle. Die Leistung FlowMate selbst erbringen wir.
Das Abo wird zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums im Voraus bezahlt und verlängert sich automatisch um denselben Zeitraum, wenn du es nicht vorher kündigst.
Rabattcodes gelten nur zu den beim Einlösen angezeigten Bedingungen (z. B. Dauer und Tarif), sind nicht übertragbar und nicht mit anderen Codes kombinierbar. Nach Ablauf des Rabatts gilt der reguläre Preis.
Tarifwechsel: Du kannst jederzeit zwischen Monats- und Jahresabo wechseln. Der Rest des laufenden Zeitraums wird anteilig verrechnet.
Zahlungsverzug: Schlägt eine Zahlung fehl, versucht Paddle sie mehrfach erneut einzuziehen. Bleibt die Zahlung aus, endet das Abo und dein Konto wechselt in den Nur-Lesen-Modus (siehe Ziffer 4).
Preisänderungen für bestehende Abos teilen wir dir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail mit. Sie gelten ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Bist du nicht einverstanden, kannst du bis zum Inkrafttreten kündigen.
6. Laufzeit und Kündigung
Du kannst dein Abo jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen – in der Web-App unter Einstellungen → Abrechnung → Kundenportal oder per E-Mail an support@flow-mate.de. Bis zum Ende des bezahlten Zeitraums kannst du FlowMate weiter voll nutzen; danach gilt der Nur-Lesen-Modus.
Löschst du dein Konto, endet ein laufendes Abo sofort. Bereits bezahlte Zeiträume werden dabei nicht anteilig erstattet; dein gesetzliches Widerrufsrecht bleibt unberührt.
Wir können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere bei einem schweren Verstoß gegen Ziffer 8 vor.
Informationen zu Widerruf und Rückerstattung findest du unter Widerruf & Rückerstattung.
7. Deine Verantwortung für Inhalte und Dokumente
- Für den Inhalt deiner Angebote, Rechnungen und Mahnungen bist du selbst verantwortlich – insbesondere für Rechnungsangaben, Steuersätze, Fristen, Gebühren und Zinsen. FlowMate ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
- Entwürfe des KI-Assistenten können Fehler enthalten. Prüfe sie vor dem Finalisieren. Verbindlich werden Dokumente erst, wenn du sie selbst finalisierst.
- Für die gesetzliche Aufbewahrung deiner Rechnungen (z. B. § 147 AO, § 14b UStG) bist du selbst verantwortlich. Exportiere deine Dokumente regelmäßig und spätestens vor einer Kontolöschung.
- Du stellst sicher, dass du die Daten deiner Kunden in FlowMate verarbeiten darfst.
8. Zulässige Nutzung
Du darfst FlowMate nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht für rechtswidrige Inhalte oder Scheinrechnungen, nicht zum Angriff auf oder zur Überlastung unserer Systeme und nicht für automatisierte Massenabfragen, auch nicht des KI-Assistenten. Wir dürfen die Nutzung des KI-Assistenten in angemessenem Umfang begrenzen, um Missbrauch und unverhältnismäßige Kosten zu verhindern.
9. Verfügbarkeit
Wir bemühen uns um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Wartungen, Störungen bei Dienstleistern oder höhere Gewalt können die Nutzung zeitweise einschränken. Ein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit besteht nicht.
10. Haftung
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften (z. B. Produkthaftungsgesetz).
Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten – also solcher, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung du regelmäßig vertrauen darfst – und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Für Datenverluste haften wir nur in dem Umfang, der auch bei regelmäßiger Datensicherung durch Exporte entstanden wäre.
11. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, erklärt unsere Datenschutzerklärung. Soweit wir Daten deiner Kunden in deinem Auftrag verarbeiten, gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in Ziffer 14.
12. Änderungen dieser Bedingungen
Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht (z. B. neue Funktionen oder geänderte Rechtslage). Wir informieren dich mindestens 30 Tage vorher per E-Mail. Widersprichst du nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die neuen Bedingungen; auf diese Folge weisen wir dich in der Mitteilung hin. Bei Widerspruch können beide Seiten den Vertrag zum Inkrafttreten kündigen.
13. Schlussbestimmungen
Es gilt Schweizer Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bist du Verbraucher, gilt diese Rechtswahl nur, soweit dir dadurch nicht der Schutz zwingender Vorschriften des Staates deines gewöhnlichen Aufenthalts entzogen wird. Gerichtsstand für Unternehmer ist Zürich. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen wirksam.
Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir weder bereit noch verpflichtet.
14. Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Diese Vereinbarung gilt, soweit wir bei der Nutzung von FlowMate personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers („Verantwortlicher“) verarbeiten.
14.1 Gegenstand, Art und Zweck
Speicherung und Verarbeitung der Daten, die du in FlowMate erfasst, ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionen von FlowMate (Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, E-Rechnung, Export, KI-Entwürfe). Betroffen sind deine Kunden und deren Ansprechpartner. Datenarten: Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Auftrags- und Rechnungsdaten. Dauer: Laufzeit deines Kontos.
14.2 Weisungen und Vertraulichkeit
Wir verarbeiten die Daten nur nach deinen dokumentierten Weisungen; diese ergeben sich aus deiner Nutzung von FlowMate und diesen Bedingungen. Personen, die bei uns Zugriff haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
14.3 Sicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere TLS-verschlüsselte Übertragung, strikte technische Trennung der Daten der einzelnen Betriebe, Zugriffsbeschränkung auf das Notwendige und Hosting in Rechenzentren in der EU (Frankfurt).
14.4 Unterauftragsverarbeiter
Du stimmst dem Einsatz der in der Datenschutzerklärung (Abschnitt „Empfänger und Dienstleister“) genannten Unterauftragsverarbeiter zu. Über neue Unterauftragsverarbeiter informieren wir vorab per E-Mail; du kannst aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und in diesem Fall kündigen. Mit Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge mit gleichwertigen Datenschutzpflichten.
14.5 Unterstützung
Wir unterstützen dich im angemessenen Umfang bei Anfragen betroffener Personen, bei der Meldung von Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Verletzungen des Schutzes deiner Daten melden wir dir unverzüglich.
14.6 Löschung und Nachweise
Nach Vertragsende bzw. Kontolöschung löschen wir die Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht; Sicherungskopien unserer Dienstleister werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben. Auf Anfrage stellen wir dir die zum Nachweis dieser Pflichten nötigen Informationen zur Verfügung.