Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von FlowMate (Web-App unter app.flow-mate.de und iOS-App „FlowMate“) verarbeitet werden, zu welchem Zweck und welche Rechte du hast. Sie gilt nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).
1. Verantwortlicher
Luca Daniel Kaltenhauser
Einzelunternehmen „FlowMate“
Wasserwerkstrasse 20
8006 Zürich, Schweiz
E-Mail: support@flow-mate.de
Vertreter in der Europäischen Union (Art. 27 DSGVO)
Martina Kaltenhauser
c/o Autohaus Rössel GmbH
Grabenäckerstr. 77
78054 Villingen-Schwenningen
Deutschland
Du kannst dich mit allen Fragen zum Datenschutz sowohl an uns als auch an unsere EU-Vertreterin wenden.
2. Überblick: Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele | Quelle |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail-Adresse, Anmeldeweg (E-Mail, Apple, Google); ein Passwort wird nicht von uns, sondern ausschließlich verschlüsselt beim Anmeldedienst Clerk gespeichert | von dir |
| Firmenprofil | Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Bankverbindung (IBAN/BIC), Steuernummer/USt-IdNr., Gewerk(e), DATEV-Berater- und Mandantennummer | von dir |
| Geschäftsdaten | Kundendaten deiner Kunden (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Angebote, Rechnungen, Positionen, Preise, Zahlungsstatus, E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) | von dir |
| Spracheingaben | Audioaufnahme deiner Spracheingabe und das daraus erzeugte Transkript | von dir |
| KI-Eingaben | Texte, die du in den KI-Assistenten eingibst | von dir |
| Abo-Daten | Tarif, Abo-Status, Laufzeit, Kunden- und Abo-Kennung bei Paddle; Zahlungsdaten (Karte, PayPal) verarbeitet ausschließlich Paddle, nicht wir | von dir / Paddle |
| Einstellungen | Benachrichtigungs- und Darstellungseinstellungen | von dir |
| Technische Daten | IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version, Fehlerprotokolle | automatisch |
Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Tools und erstellen keine Nutzerprofile zu Werbezwecken. Deine Daten werden nicht verkauft.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
3.1 Bereitstellung von FlowMate (Konto, Angebote, Rechnungen)
Wir verarbeiten Kontodaten, Firmenprofil und Geschäftsdaten, um dir FlowMate bereitzustellen: Konto anlegen und anmelden, Kunden verwalten, Angebote und Rechnungen erstellen, als PDF und E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) ausgeben, DATEV-Export erzeugen und Dokumente speichern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
3.2 Daten deiner Kunden (Auftragsverarbeitung)
Wenn du in FlowMate Daten deiner eigenen Kunden erfasst (z. B. Name und Anschrift auf einer Rechnung), bist du für diese Daten der Verantwortliche. Wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten regelt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), der Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen ist.
3.3 Sprachassistent und KI-Funktionen
Wenn du den Sprachassistenten nutzt, wird deine Sprachaufnahme an unseren Dienstleister OpenAI übermittelt und dort in Text umgewandelt. Dieser Text – bzw. deine direkte Texteingabe im KI-Assistenten – wird zusammen mit den für die Erstellung nötigen Daten (z. B. Kundenname, Leistungskatalog deines Gewerks) an OpenAI übermittelt, um daraus einen Entwurf für ein Angebot oder eine Rechnung zu erzeugen.
- Die Audioaufnahme wird von uns nicht dauerhaft gespeichert.
- Der erzeugte Entwurf wird in deinem Konto gespeichert und bleibt bearbeitbar, bis du ihn ausdrücklich finalisierst.
- Steuerberechnungen und Summen werden nicht von der KI, sondern ausschließlich von FlowMate selbst berechnet.
- OpenAI verwendet über die API übermittelte Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie zur Missbrauchserkennung für höchstens 30 Tage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Nutzung des Sprachassistenten ist freiwillig; du kannst Angebote und Rechnungen auch vollständig manuell erstellen.
3.4 Mikrofonzugriff
Die iOS-App fragt nur dann nach Zugriff auf das Mikrofon, wenn du den Sprachassistenten startest. Eine Aufnahme erfolgt nur, solange du sie aktiv auslöst. Du kannst die Berechtigung jederzeit in den iOS-Einstellungen widerrufen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über die iOS-Berechtigungsabfrage) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.5 Anmeldung mit Apple oder Google
Wenn du dich mit „Mit Apple anmelden“ oder „Mit Google anmelden“ registrierst, erhalten wir vom jeweiligen Anbieter deine E-Mail-Adresse und ggf. deinen Namen. Bei Apple kannst du deine E-Mail-Adresse verbergen; wir erhalten dann eine anonymisierte Weiterleitungsadresse. Weitere Daten deines Apple- oder Google-Kontos erhalten wir nicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.6 Benachrichtigungen
Wenn du Mitteilungen erlaubst, erinnert dich die App an fällige oder überfällige Rechnungen, offene Angebote und Entwürfe sowie an den Monatsabschluss. Diese Mitteilungen werden lokal auf deinem Gerät geplant und angezeigt; dafür speichern wir lediglich deine Benachrichtigungseinstellungen in deinem Konto. Du kannst Mitteilungen jederzeit in der App oder in den iOS-Einstellungen deaktivieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
3.7 E-Mail-Versand von Dokumenten
Wenn du ein Angebot oder eine Rechnung per E-Mail versendest, öffnet FlowMate dazu deine eigene E-Mail-App bzw. das Teilen-Menü deines Geräts. Der Versand erfolgt über dein E-Mail-Konto, nicht über unsere Server.
3.8 Technischer Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse
Beim Zugriff auf FlowMate werden technische Daten (insbesondere IP-Adresse und Zeitpunkt) in Server-Protokollen verarbeitet, um den Dienst sicher und stabil zu betreiben, Angriffe abzuwehren und Fehler zu beheben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
3.9 Kontaktaufnahme
Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
3.10 Abo und Zahlungsabwicklung (Paddle)
Kaufst du FlowMate Pro, wickelt unser Online-Händler Paddle.com Market Limited, 30 Old Bailey, London EC4M 7AU, Vereinigtes Königreich („Paddle“) die Bestellung ab. Paddle ist Verkäufer (Merchant of Record) und verarbeitet die für Bezahlung, Rechnungsstellung, Steuerberechnung und Betrugsvermeidung nötigen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Land, Postleitzahl, gegebenenfalls USt-IdNr., Zahlungsdaten) in eigener Verantwortung. Es gilt die Datenschutzerklärung von Paddle.
Das Zahlungsformular von Paddle wird beim Kauf in unsere Seite eingebettet und direkt von Paddles Servern geladen. Wir erhalten von Paddle nur die Informationen, die wir zur Verwaltung deines Abos brauchen (Tarif, Status, Laufzeit, Kennungen und deine E-Mail-Adresse) – nie vollständige Karten- oder Kontodaten. Wir übermitteln Paddle zur Zuordnung des Kaufs eine interne Kennung deiner Firma und deine E-Mail-Adresse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie lit. c DSGVO (steuerliche Pflichten von Paddle).
4. Cookies und lokale Speicherung
FlowMate verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher auf deinem Gerät, um dich angemeldet zu halten und deine Einstellungen (z. B. Darstellung) zu speichern. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
5. Empfänger und Dienstleister
Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit allen haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
| Dienstleister | Zweck | Sitz / Serverstandort |
|---|---|---|
| Render Services, Inc. | Hosting der Anwendung und Server-Protokolle | USA / Server in Frankfurt (EU) |
| Neon (Databricks, Inc.) | Datenbank-Hosting (Konto-, Kunden- und Rechnungsdaten) | USA / Server in Frankfurt (EU) |
| Clerk, Inc. | Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung | USA |
| OpenAI OpCo, LLC | Transkription von Spracheingaben und Erstellung von KI-Entwürfen | USA |
| Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd. | „Mit Apple anmelden“, App-Vertrieb | USA / Irland |
| Google Ireland Limited | „Mit Google anmelden“ | Irland / USA |
| Paddle.com Market Limited | Verkauf und Zahlungsabwicklung des Abos (eigenständig Verantwortlicher als Merchant of Record, siehe 3.10) | Vereinigtes Königreich |
| Hostinger International Ltd. | Domain, DNS und E-Mail (support@flow-mate.de) | Zypern (EU) |
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
6. Übermittlung in Drittländer
Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung dorthin erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist – entweder weil der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework bzw. dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO) oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), ergänzt um die für die Schweiz erforderlichen Anpassungen.
Für das Vereinigte Königreich (Paddle) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
Der Verantwortliche hat seinen Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; die Übermittlung deiner Daten dorthin ist daher zulässig.
7. Speicherdauer
- Kontodaten und Geschäftsdaten: solange dein Konto besteht. Wenn du dein Konto löschst, werden die Daten sofort gelöscht; in Sicherungskopien unserer Dienstleister spätestens nach 30 Tagen.
- Rechnungen und E-Rechnungen: Für die Aufbewahrung deiner Rechnungen nach Handels- und Steuerrecht (z. B. § 147 AO, § 14b UStG) bist du selbst verantwortlich. Bitte exportiere deine Rechnungen (PDF, E-Rechnung, DATEV) vor der Kontolöschung.
- Audioaufnahmen: werden von uns nicht gespeichert; bei OpenAI höchstens 30 Tage (siehe 3.3).
- Abo-Daten: solange dein Konto besteht; Rechnungs- und Zahlungsbelege bewahrt Paddle nach den gesetzlichen Fristen auf.
- Server-Protokolle: in der Regel höchstens 30 Tage.
8. Konto löschen
Du kannst dein Konto jederzeit in der iOS-App unter Einstellungen → Mein Konto → Konto löschen oder per E-Mail an support@flow-mate.de löschen. Bist du das einzige Mitglied deiner Firma, werden dabei auch das Firmenprofil und alle Kunden, Angebote und Rechnungen gelöscht; andernfalls wird nur dein Zugang entfernt.
9. Deine Rechte
Du hast das Recht auf:
- Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Wende dich dazu an support@flow-mate.de.
Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines Wohnsitzes oder Arbeitsplatzes. In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) zuständig.
10. Datensicherheit
Alle Verbindungen zu FlowMate sind per TLS verschlüsselt. Die Daten der einzelnen Betriebe sind technisch strikt voneinander getrennt. Finalisierte Rechnungen können nicht nachträglich verändert werden.
11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Von der KI erzeugte Entwürfe werden erst verbindlich, wenn du sie selbst prüfst und finalisierst.
12. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich FlowMate oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils unter flow-mate.de/datenschutz veröffentlichte Fassung.