Tipps
Weniger Büro, mehr Baustelle: 8 Tipps, wie Handwerker Zeit bei der Büroarbeit sparen
Für viele Handwerker beginnt nach Feierabend die zweite Schicht: Angebote schreiben, Rechnungen tippen, Belege sortieren. In kleinen Betrieben kommen so schnell mehrere Stunden pro Woche zusammen. Mit diesen acht Tipps holst du dir einen Teil davon zurück.
1. Feste Bürozeiten statt Zettelwirtschaft
Blocke dir einen festen Termin pro Woche, zum Beispiel Freitagmittag. Was nicht sofort erledigt werden muss, wandert auf diesen Termin. So bleibt nichts liegen, und die Abende gehören wieder dir.
2. Rechnungen direkt nach dem Auftrag erstellen
Am schnellsten geht eine Rechnung, solange du noch weißt, was du gemacht hast. Wer Stunden und Material erst am Wochenende zusammensucht, braucht doppelt so lange. Mit einer App geht das schon im Auto vor dem nächsten Termin.
3. Sprechen statt tippen
Sprechen ist etwa dreimal so schnell wie Tippen, besonders auf dem Handy. Programme mit Spracheingabe machen aus einem Satz wie „Rechnung an Herrn Weber, Heizkörper getauscht, 3 Stunden à 58 Euro“ eine fertige Rechnung. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Rechnung per Sprache erstellen.
4. Eigene Positionen einmal anlegen
Die meisten Betriebe rechnen immer wieder ähnliche Leistungen ab. Leg deine Standardpositionen mit Preisen einmal an, dann musst du sie nie wieder tippen. Beispiele findest du in unseren Positionslisten für Maler, Elektriker und Fliesenleger.
5. Angebote in Rechnungen umwandeln
Wenn der Auftrag so läuft wie angeboten, sollte die Rechnung nur noch ein Klick sein. Alles doppelt einzutippen kostet Zeit und führt zu Fehlern.
6. Belege sofort digital erfassen
Fotografiere Belege direkt nach dem Einkauf oder lass sie dir per E-Mail schicken. Ein Schuhkarton voller Kassenzettel kostet am Quartalsende Stunden und beim Steuerberater Geld.
7. Export für den Steuerberater nutzen
Statt Rechnungen auszudrucken oder einzeln zu mailen, übergibst du deinem Steuerberater einen DATEV-Export oder eine Excel-Liste. Das spart dir Arbeit und senkt oft auch die Kosten bei der Buchhaltung.
8. Erinnerungen automatisieren
Fällige Rechnungen im Kopf zu behalten, kostet Nerven. Lass dich vom Programm erinnern, wenn eine Rechnung überfällig ist, und erstell die Mahnung mit einem Klick.
Wie viel Zeit ist drin?
Ein kleiner Betrieb mit zehn Rechnungen und fünf Angeboten pro Woche braucht von Hand schnell vier bis fünf Stunden dafür. Mit festen Positionen, Spracheingabe und automatischen Erinnerungen sind es oft weniger als eine Stunde. Das ist ein halber Arbeitstag pro Woche mehr für Aufträge oder für die Familie.
So hilft FlowMate
FlowMate bündelt die meisten dieser Tipps in einer App: Rechnungen und Angebote per Sprache, fertige Positionen für über 100 Gewerke, Angebot per Klick in die Rechnung, Erinnerungen und Mahnungen sowie DATEV- und Excel-Export für den Steuerberater.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein Rechnungsprogramm für einen Ein-Mann-Betrieb?
Ja, gerade dort. Ohne Büropersonal macht der Chef alles selbst, meist abends. Jede gesparte Minute ist dort am meisten wert.
Brauche ich trotzdem einen Steuerberater?
Ein Rechnungsprogramm ersetzt keine Steuerberatung. Es macht die Zusammenarbeit aber einfacher und günstiger, weil die Daten sauber und digital vorliegen.
Wie fange ich am besten an?
Mit dem größten Zeitfresser, bei den meisten sind das Rechnungen. Leg deine Standardpositionen an und schreib die nächste Rechnung direkt nach dem Auftrag.