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E-Rechnung im Handwerk: Was ist das und ab wann ist sie Pflicht?
Seit 2025 verändert die E-Rechnung, wie Betriebe in Deutschland Rechnungen schreiben. Für Handwerker heißt das: Wer an andere Unternehmen arbeitet, braucht bald ein Programm, das E-Rechnungen erzeugen kann. Hier erfährst du, was eine E-Rechnung genau ist, welche Fristen gelten und was du jetzt tun solltest.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Software deines Kunden kann alle Angaben, also Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuer, direkt auslesen und verbuchen, ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Ein PDF ist für Menschen gemacht, eine E-Rechnung für Programme. Die Grundlage ist die europäische Norm EN 16931.
XRechnung und ZUGFeRD: die beiden Formate
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält nur Daten und sieht ohne passendes Programm nicht wie eine Rechnung aus. Behörden verlangen meist dieses Format.
- ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Dein Kunde sieht eine ganz normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten trotzdem automatisch aus. Für die meisten Handwerksbetriebe ist das die praktischste Lösung.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht kommt in Stufen. Sie gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B):
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. |
| bis Ende 2026 | Übergangszeit: Du darfst weiter Papier- und PDF-Rechnungen schreiben. |
| 1. Januar 2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen bei B2B-Rechnungen E-Rechnungen ausstellen. |
Wer ist ausgenommen?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C): Hier ändert sich nichts. Ein PDF oder eine Papierrechnung bleibt erlaubt.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) dürfen weiter in jedem Format verschickt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie können.
Arbeitest du überwiegend für Privatkunden, betrifft dich die Pflicht kaum. Sobald aber eine Hausverwaltung, ein Generalunternehmer oder ein Gewerbekunde dabei ist, brauchst du spätestens 2028 E-Rechnungen.
Was du als Handwerker jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: Richte eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und gib sie an deine Lieferanten weiter.
- Programm prüfen: Kann dein Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD erzeugen? Word- und Excel-Vorlagen können das nicht.
- Stammdaten pflegen: Für eine gültige E-Rechnung müssen Pflichtfelder vollständig sein, zum Beispiel deine USt-IdNr. oder Steuernummer und die vollständige Kundenadresse.
- Früh umstellen: Wer schon in der Übergangszeit E-Rechnungen schreibt, hat 2027 und 2028 keinen Stress.
So macht FlowMate das automatisch
In FlowMate entsteht beim Finalisieren einer Rechnung automatisch beides: ein PDF für deinen Kunden und die E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD. Du musst kein Format auswählen und nichts konvertieren. Fehlt eine Pflichtangabe, weist dich FlowMate darauf hin, bevor die Rechnung rausgeht.
Quellen: Wachstumschancengesetz, § 14 UStG; BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2024. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist nur ein elektronisches Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Daten in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Ab wann müssen Handwerker E-Rechnungen schreiben?
Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Das gilt für Rechnungen an andere Unternehmen.
Brauche ich E-Rechnungen für Privatkunden?
Nein. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht. Ein PDF oder eine Papierrechnung bleibt erlaubt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.