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Handwerkerrechnung: Diese Pflichtangaben müssen drauf
Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt die Rechnung zurück. Das kostet Zeit und verzögert die Zahlung. Mit dieser Checkliste ist jede Handwerkerrechnung vollständig.
Checkliste: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Jede Rechnung über mehr als 250 € muss diese Angaben enthalten:
- Name und Anschrift deines Betriebs
- Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, also was du gemacht hast
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag, zum Beispiel 19 %
- Hinweis auf vorab vereinbarte Rabatte oder Skonto, falls es welche gibt
Besonderheiten bei Privatkunden
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Arbeitest du an einem Gebäude oder Grundstück eines Privatkunden, muss ein Hinweis auf die Rechnung, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Ein Satz wie dieser reicht:
„Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre lang auf (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).“
Rechnung innerhalb von sechs Monaten
Für Arbeiten an Grundstücken und Gebäuden musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen, auch bei Privatkunden.
Lohnkosten getrennt ausweisen (§ 35a EStG)
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten von der Steuer abziehen, bis zu 1.200 € im Jahr. Dafür müssen Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten getrennt vom Material auf der Rechnung stehen. Das ist keine Pflicht für dich, aber ein echter Mehrwert für deinen Kunden, und der Kunde muss per Überweisung bezahlen.
Weitere Sonderfälle
- Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer ausweisen und stattdessen den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ ergänzen. Die Grenzen liegen seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.
- Bauleistungen an andere Baubetriebe (§ 13b UStG): Hier schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Auf die Rechnung kommt der Nettobetrag und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Hier reichen Name und Anschrift deines Betriebs, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
- Abschlagsrechnungen: In der Schlussrechnung müssen die bereits gezahlten Abschläge und die darin enthaltene Umsatzsteuer abgezogen werden.
Häufige Fehler
- Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Lücken durch gelöschte Rechnungen
- Leistungsdatum vergessen („wie besprochen“ reicht nicht)
- Ungenaue Leistungsbeschreibung wie „Malerarbeiten pauschal“ ohne Menge
- Rechnung nachträglich ändern statt eine Korrekturrechnung zu schreiben
So hilft dir FlowMate
FlowMate setzt Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Kundendaten und Steuerbeträge automatisch ein. Du sagst nur, was du gemacht hast. Nummern werden fortlaufend vergeben, finalisierte Rechnungen sind gegen nachträgliche Änderungen geschützt (Unveränderbarkeit nach GoBD), und Summen und Mehrwertsteuer rechnet FlowMate selbst.
Quellen: § 14, § 14b, § 13b, § 19 UStG; § 33 UStDV; § 35a EStG. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Dein Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen und wird eine korrigierte Rechnung verlangen. Die Zahlung verzögert sich entsprechend.
Muss das Leistungsdatum immer auf der Rechnung stehen?
Ja. Ist das Leistungsdatum identisch mit dem Rechnungsdatum, reicht ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Muss ich Lohnkosten getrennt ausweisen?
Nein, das ist keine Pflicht. Privatkunden brauchen den getrennten Ausweis aber, um die Steuerermäßigung nach § 35a EStG zu nutzen.