GoBD-konforme Rechnung: Was drauf muss und was die GoBD zusätzlich verlangen

Die markierten Pflichtangaben

1. Dein Name und deine Anschrift, vollständig, so wie im Handelsregister oder in der Gewerbeanmeldung.
2. Name und Anschrift deines Kunden. Bei Firmen den vollständigen Firmennamen.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. Eins von beiden reicht. Bei uns steht es in der Fußzeile.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die du nur einmal vergibst.
5. Rechnungsdatum, also der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst.
6. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Ist es derselbe Tag wie das Rechnungsdatum, schreib das dazu.
7. Menge und Art der Leistung, so genau, dass man sie eindeutig erkennt. „Arbeiten pauschal“ reicht nicht.
8. Nettobetrag, nach Steuersätzen getrennt.
9. Steuersatz und Steuerbetrag, zum Beispiel 19 % und 35,53 €.
10. Rabatte oder Skonto, falls du vorab welche vereinbart hast. Gibt es keine, schreib zum Beispiel „ohne Abzug“.

Rechnest du an einem Gebäude oder Grundstück eines Privatkunden ab, kommt der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden dazu. Alle Sonderfälle (Kleinunternehmer, § 13b, Abschläge) findest du in unserer Checkliste zu den Pflichtangaben.

Unsere Beispielrechnung liegt mit 222,52 € unter 250 €. Dafür würde eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung reichen. Wenn du trotzdem alle Angaben einträgst, machst du nie etwas falsch.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie legt fest, wie du deine Belege führst. Was auf der Rechnung steht, regelt dagegen das Umsatzsteuergesetz. Die GoBD gelten für jeden Betrieb, der seine Rechnungen digital schreibt oder speichert, also auch für Solo-Selbstständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Die GoBD-Regeln für Rechnungen

1. Unveränderbarkeit

Ist eine Rechnung verschickt, darf sie nicht mehr unbemerkt geändert werden. Eine Word-Datei, die du einfach überschreibst, erfüllt das nicht. Willst du etwas korrigieren, schreibst du eine Korrektur- oder Stornorechnung, und das Original bleibt bestehen.

2. Vollständigkeit und lückenlose Nummern

Jede Rechnung wird erfasst, und der Nummernkreis hat keine unerklärten Lücken. Löschst du eine Rechnung, fehlt eine Nummer. Das fällt bei einer Betriebsprüfung auf.

3. Nachvollziehbarkeit

Ein Prüfer muss jede Rechnung vom Angebot über die Zahlung bis zur Buchung nachverfolgen können. Dafür sollten Rechnung, Kunde und Zahlungseingang miteinander verknüpft sein.

4. Zeitgerechte Erfassung

Rechnungen werden zeitnah erfasst und nicht erst Monate später gesammelt nachgetragen.

5. Aufbewahrung: 8 Jahre

Seit 2025 bewahrst du Rechnungen 8 Jahre auf (vorher 10). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Digitale Rechnungen bewahrst du digital auf. Ein Ausdruck reicht nicht.

6. Originalformat und maschinelle Auswertbarkeit

Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) bewahrst du im Originalformat auf, also als XML-Datei oder als PDF mit eingebetteten Daten. Das Finanzamt muss die Daten auswerten können.

7. Verfahrensdokumentation

Kurz aufschreiben, wie Rechnungen bei dir entstehen, wo sie gespeichert werden und wer Zugriff hat. Für kleine Betriebe reichen dafür oft ein bis zwei Seiten.

Typische GoBD-Fehler im Handwerk

• Rechnungen in Word oder Excel schreiben und die Vorlage jedes Mal überschreiben
• Eine falsche Rechnung löschen, statt sie zu stornieren
• Rechnungsnummern von Hand vergeben, sodass Doppelte oder Lücken entstehen
• Rechnungen nur im E-Mail-Postfach oder auf dem Handy aufbewahren
• Eine E-Rechnung ausdrucken und die XML-Datei löschen

So hilft dir FlowMate

FlowMate setzt alle Pflichtangaben aus der Liste oben automatisch ein. Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben. Finalisierte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern: Korrigieren kannst du nur über eine Stornorechnung. Summen und Steuer rechnet FlowMate selbst. Ob deine Buchführung insgesamt GoBD-konform ist, hängt aber auch von deinen Abläufen ab, etwa der Archivierung und der Verfahrensdokumentation. Kläre das im Zweifel mit deinem Steuerberater.

Quellen: § 14, § 14b UStG; § 147 AO (Aufbewahrung, geändert durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV); BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019, zuletzt geändert 2024/2025. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen