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Mahnung schreiben als Handwerker: Fristen, Mahngebühren und Verzugszinsen
Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung verschickt, aber das Geld kommt nicht. Hier erfährst du, wann dein Kunde in Verzug ist, wie eine Mahnung aussieht und was du zusätzlich verlangen darfst.
Wann ist dein Kunde in Verzug?
Der Verzug ist der entscheidende Zeitpunkt. Erst ab dann darfst du Verzugszinsen und Kosten verlangen. Dafür gibt es drei Wege (§ 286 BGB):
- Festes Zahlungsdatum: Steht auf der Rechnung „zahlbar bis 03.11.2026“, ist der Kunde ab dem 04.11. automatisch in Verzug. Eine Mahnung ist dann nicht nötig.
- 30-Tage-Regel: Ohne festes Datum tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf der Rechnung darauf hingewiesen hast.
- Mahnung: Mahnst du nach Fälligkeit, ist der Kunde ab Zugang der Mahnung in Verzug.
Tipp: Schreib immer ein festes Datum auf die Rechnung („Zahlbar bis …“). Dann ist klar, ab wann der Kunde im Verzug ist, und du sparst dir eine Mahnstufe.
So läuft das Mahnen ab
Gesetzlich gibt es keine Pflicht zu drei Mahnungen. In der Praxis hat sich dieser Ablauf bewährt:
- Zahlungserinnerung (wenige Tage nach Fälligkeit): freundlich, ohne Gebühren. Oft wurde die Rechnung nur vergessen.
- 1. Mahnung (ca. 1–2 Wochen später): neue Frist von 7 bis 14 Tagen, Hinweis auf Verzugszinsen.
- Letzte Mahnung: kurze Frist und Ankündigung, dass du danach das gerichtliche Mahnverfahren einleitest oder ein Inkassobüro beauftragst.
Was in eine Mahnung gehört
- Deine Angaben und die Anschrift des Kunden
- Datum und eine klare Überschrift, zum Beispiel „1. Mahnung“
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliche Fälligkeit
- Der offene Betrag, gegebenenfalls mit Mahngebühr und Zinsen getrennt aufgeführt
- Eine neue, konkrete Frist („bis 14.10.2026“, nicht „umgehend“)
- Deine Bankverbindung, am besten mit QR-Code zum Überweisen
- Ein höflicher Satz für den Fall, dass sich die Zahlung überschnitten hat
Mahngebühren: Was ist erlaubt?
Du darfst nur deine tatsächlichen Kosten verlangen, also Papier, Druck und Porto. Arbeitszeit für das Mahnen zählt nicht. Gerichte erkennen meist nur etwa 1 bis 3 € pro Mahnung an. Eine Mahnung, die den Verzug erst auslöst, darf nichts kosten.
Ist dein Kunde ein Unternehmen, darfst du ab Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Die Pauschale wird auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet.
Verzugszinsen berechnen
Ab Verzug stehen dir Zinsen zu (§ 288 BGB):
- Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
- Geschäftskunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Die Formel lautet: offener Betrag × Zinssatz × Tage im Verzug ÷ 365.
Wenn trotzdem nichts kommt
Das gerichtliche Mahnverfahren beantragst du online beim zuständigen Mahngericht. Es ist günstig und geht ohne Anwalt. Widerspricht der Kunde nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid, mit dem du die Forderung eintreiben kannst. Achte auf die Verjährung: Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde.
So hilft dir FlowMate
FlowMate erinnert dich, sobald eine Rechnung überfällig ist. Mit einem Klick erstellst du daraus die Mahnung: Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und offener Betrag werden übernommen, eine neue Frist ist eingetragen und der QR-Code zum Bezahlen ist mit drauf.
Quellen: §§ 286, 288 BGB; §§ 195, 199 BGB (Verjährung); §§ 688 ff. ZPO (Mahnverfahren). Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Gesetzlich reicht eine Mahnung, und bei einem festen Zahlungsdatum auf der Rechnung ist der Kunde sogar ohne Mahnung in Verzug. Drei Stufen sind nur üblich.
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Nur so hoch wie deine tatsächlichen Kosten für Papier, Druck und Porto. Gerichte erkennen meist etwa 1 bis 3 € an. Bei Geschäftskunden kommt ab Verzug eine Pauschale von 40 € dazu.
Darf ich per E-Mail mahnen?
Ja. Eine Mahnung braucht keine bestimmte Form. Für den Nachweis des Zugangs ist bei der letzten Mahnung ein Einschreiben aber sicherer.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
In der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung fällig wurde.