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Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein, und das solltest du wissen
Nein. Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn du sie per E-Mail verschickst. Sie gilt als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die eine Software automatisch auslesen kann, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.
Der Unterschied
| PDF-Rechnung | E-Rechnung | |
|---|---|---|
| Format | Bild bzw. Dokument | strukturierte Daten (XML), z. B. XRechnung oder ZUGFeRD |
| Automatisch auslesbar | nein | ja |
| Gilt rechtlich als | sonstige Rechnung | elektronische Rechnung |
| An Firmenkunden ab 2028 | nicht mehr erlaubt | Pflicht |
| An Privatkunden | weiterhin erlaubt | möglich, aber nicht nötig |
Bis wann sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
- Bis Ende 2026: PDF- und Papierrechnungen an Firmenkunden sind noch erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers.
- Im Jahr 2027: nur noch für Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Rechnungen an andere Unternehmen müssen E-Rechnungen sein.
Für Privatkunden ändert sich nichts. Ein normales PDF oder eine Papierrechnung bleibt erlaubt.
Und ein ZUGFeRD-PDF?
Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Damit ist es eine echte E-Rechnung, ab dem Profil EN 16931. Mehr dazu im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Was du schon heute tun musst
Seit Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, zum Beispiel von deinem Großhändler. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Du brauchst aber eine Möglichkeit, die XML-Daten lesbar anzuzeigen und GoBD-konform aufzubewahren.
So hilft dir FlowMate
FlowMate erzeugt jede Rechnung automatisch als ZUGFeRD-PDF und zusätzlich als XRechnung. Privatkunden bekommen ein ganz normales PDF zum Lesen, Firmenkunden eine vollwertige E-Rechnung. Du musst nichts umstellen.
Quellen: § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; BMF-Schreiben zur E-Rechnung. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
Darf ich Privatkunden weiterhin PDF-Rechnungen schicken?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen.
Ab wann darf ich Firmenkunden keine PDF-Rechnung mehr schicken?
Spätestens ab 2028. Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen schon ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.