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XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied und was brauchst du?
XRechnung und ZUGFeRD sind beides gültige E-Rechnungsformate. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Maschinen lesen. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also für Mensch und Maschine lesbar. Für öffentliche Auftraggeber brauchst du meist die XRechnung, für Firmenkunden reichen beide.
Der Unterschied auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei (hybrid) |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie ein normales PDF |
| Gültige E-Rechnung | ja | ja, ab Profil EN 16931 (nicht MINIMUM und BASIC WL) |
| Öffentliche Auftraggeber | Standard, oft mit Leitweg-ID | teilweise akzeptiert |
| Firmenkunden | ja | ja, meist beliebter |
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an Behörden, Städte und Gemeinden. Sie besteht nur aus strukturierten Daten. Öffnest du sie normal, siehst du Programmcode. Der Empfänger liest sie mit seiner Software automatisch ein. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchst du meist zusätzlich eine Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber nennt.
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet beides: ein ganz normales PDF zum Lesen und eine eingebettete XML-Datei mit denselben Daten für die Software des Empfängers. Dein Kunde kann die Rechnung also wie gewohnt öffnen, und seine Buchhaltung liest sie trotzdem automatisch ein. Achte auf das Profil: Erst ab EN 16931 (auch „Comfort“) gilt ZUGFeRD als vollwertige E-Rechnung.
Welches Format brauchst du?
- Behörden und öffentliche Auftraggeber: XRechnung, oft mit Leitweg-ID
- Firmenkunden, Hausverwaltungen, Bauträger: beides ist gültig, ZUGFeRD ist meist praktischer
- Privatkunden: keine E-Rechnung nötig, ein normales PDF reicht
Faustregel: Wenn dein Kunde nichts Bestimmtes verlangt, schick ZUGFeRD. Fragt er nach XRechnung, schick XRechnung.
Ab wann gilt die Pflicht?
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird für Rechnungen an andere Unternehmen schrittweise Pflicht, spätestens ab 2028. Die genauen Fristen stehen im Beitrag E-Rechnung für Handwerker.
So hilft dir FlowMate
FlowMate erzeugt beim Finalisieren einer Rechnung automatisch beide Formate: ein ZUGFeRD-PDF nach EN 16931 und eine XRechnung. Du musst dich also nicht entscheiden und schickst einfach das, was dein Kunde braucht.
Quellen: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; BMF-Schreiben zur E-Rechnung; Norm EN 16931. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ab dem Profil EN 16931 (Comfort) und höher. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Brauche ich für Firmenkunden XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind gültig. ZUGFeRD ist meist praktischer, weil es zusätzlich als normales PDF lesbar ist.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, die öffentliche Auftraggeber vergeben, damit die XRechnung bei der richtigen Stelle ankommt. Du bekommst sie vom Auftraggeber.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem E-Rechnungs-Viewer oder deinem Buchhaltungsprogramm. Es gibt dafür auch kostenlose Online-Viewer.