KI im Handwerk
Rechnung mit ChatGPT schreiben: Geht das, und ist das eine gute Idee?
Viele Handwerker probieren es aus: Auftrag in ChatGPT eintippen und eine fertige Rechnung zurückbekommen. Das klingt verlockend und funktioniert auf den ersten Blick sogar. Bei genauerem Hinsehen gibt es aber einige Stolperfallen, die teuer werden können.
Kann ChatGPT eine Rechnung schreiben?
Ja, ChatGPT kann aus einer Beschreibung einen Rechnungstext mit Positionen und Beträgen formulieren. Für einen ersten Entwurf oder um Positionen sauber zu benennen, kann das hilfreich sein. Als Rechnungsprogramm ist ein allgemeiner Chatbot aber nicht gedacht, und das merkst du an mehreren Stellen.
Die fünf größten Risiken
1. Rechenfehler
Sprachmodelle berechnen Zahlen nicht wie ein Taschenrechner. Bei mehreren Positionen, Rabatten oder gemischten Steuersätzen schleichen sich Fehler ein. Eine Rechnung mit falscher Umsatzsteuer kann dich im schlimmsten Fall Geld kosten, weil du die ausgewiesene Steuer trotzdem abführen musst.
2. Fehlende Pflichtangaben
Eine Rechnung braucht unter anderem deine Steuernummer oder USt-IdNr., ein Leistungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. ChatGPT kennt deine Daten nicht und vergisst Angaben leicht. Welche Angaben Pflicht sind, findest du in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung.
3. Kein lückenloser Nummernkreis
Rechnungsnummern müssen eindeutig und fortlaufend sein. ChatGPT weiß nicht, welche Nummer deine letzte Rechnung hatte. Doppelte oder fehlende Nummern fallen spätestens bei einer Betriebsprüfung auf.
4. Keine GoBD-konforme Ablage
Rechnungen müssen unveränderbar und acht Jahre lang aufbewahrt werden. Ein Text aus dem Chat, kopiert in Word, erfüllt das nicht. Mehr dazu in unserem Beitrag zur GoBD-konformen Rechnung.
5. Datenschutz
Wer Namen und Adressen seiner Kunden in einen öffentlichen Chatbot eingibt, gibt personenbezogene Daten an einen Dritten weiter. Je nach Einstellung können die Eingaben auch zum Training genutzt werden. Für Kundendaten ist das heikel.
Und die E-Rechnung?
Ab 2027 bzw. 2028 brauchen Betriebe für Rechnungen an andere Unternehmen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein Chatbot kann diese Dateien nicht zuverlässig erzeugen. Details dazu im Beitrag E-Rechnung für Handwerker.
Die bessere Lösung: KI im Rechnungsprogramm
Der Vorteil der KI, nämlich dass du einfach beschreiben kannst, was du gemacht hast, lässt sich auch sicher nutzen. In einem Rechnungsprogramm mit eingebauter KI versteht die KI deine Beschreibung, während das Programm Nummern, Pflichtangaben, Steuer und Ablage übernimmt.
| ChatGPT | Rechnungsprogramm mit KI | |
|---|---|---|
| Positionen aus Beschreibung | ja | ja |
| Summen und Steuer | fehleranfällig | vom Programm berechnet |
| Fortlaufende Nummern | nein | automatisch |
| Pflichtangaben | leicht vergessen | aus deinen Einstellungen |
| Aufbewahrung nach GoBD | nein | ja |
| E-Rechnung | nein | ja |
FlowMate arbeitet genau so: Du sprichst oder schreibst, die KI legt die Positionen an, und FlowMate kümmert sich um alles, was eine Rechnung rechtssicher macht.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT für Rechnungen verwenden?
Verboten ist es nicht. Du bist aber selbst für korrekte Beträge, Pflichtangaben, Nummern und die Aufbewahrung verantwortlich. Das ist mit einem Chatbot allein schwer sicherzustellen.
Wofür ist ChatGPT im Handwerk sinnvoll?
Zum Beispiel für Texte: E-Mails an Kunden, Beschreibungen für die Website oder das Formulieren von Leistungsbeschreibungen, ohne Kundendaten einzugeben.
Was ist der Unterschied zu einem Rechnungsprogramm mit KI?
Dort versteht die KI nur deine Beschreibung. Rechnen, Nummerieren, Pflichtangaben, E-Rechnung und Ablage übernimmt das Programm nach festen Regeln.