Wissen
Rechnungsnummer: Wie muss sie aufgebaut sein? Regeln und Beispiele
Eine Rechnungsnummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Wie sie aufgebaut ist, kannst du selbst entscheiden: Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere Nummernkreise sind erlaubt. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vorkommt und du Lücken erklären kannst.
Die Regeln
- Einmalig: Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).
- Fortlaufend: Die Nummern folgen einem System, zum Beispiel 2026-001, 2026-002 und so weiter.
- Ziffern und Buchstaben erlaubt: „RE-2026-042“ oder „M-17“ sind genauso gültig wie „1042“.
- Mehrere Nummernkreise erlaubt: etwa für Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften.
- Neustart pro Jahr erlaubt: wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist, also 2026-001 und 2027-001.
Beispiele für Handwerker
| Format | Beispiel | Gut für |
|---|---|---|
| Jahr + laufende Nummer | 2026-042 | die meisten kleinen Betriebe |
| Kürzel + Jahr + Nummer | RE-2026-042 | wenn du auch Angebote (AN-) und Mahnungen nummerierst |
| Jahr + Monat + Nummer | 2026-11-007 | viele Rechnungen pro Monat |
| Einfach fortlaufend | 1042 | sehr kleine Betriebe, nie zurücksetzen |
Tipp: Beginne nicht bei 1. Eine Nummer wie 2026-042 wirkt für Kunden etablierter, und das ist erlaubt, solange du ab da fortlaufend weiterzählst.
Was passiert bei Lücken?
Eine Lücke in der Nummernfolge ist nicht automatisch ein Fehler, sie kann aber bei einer Betriebsprüfung Fragen auslösen. Der Prüfer könnte vermuten, dass Rechnungen verschwunden sind. Halte deshalb fest, warum eine Nummer fehlt, etwa weil ein Entwurf nie verschickt wurde. Am einfachsten vermeidest du Lücken, wenn die Nummer erst beim Finalisieren vergeben wird.
Und bei doppelten Nummern?
Doppelte Nummern sind ein echter Fehler. Dein Kunde kann den Vorsteuerabzug in Gefahr sehen, und bei einer Prüfung wirkt die Buchführung unordentlich. Korrigiere die zweite Rechnung über eine Stornorechnung und stelle sie mit neuer Nummer neu aus.
Rechnungsnummer bei Korrekturen
Eine verschickte Rechnung änderst du nicht einfach. Du schreibst eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, und dann eine neue, korrigierte Rechnung. Kleine Fehler in einzelnen Angaben, zum Beispiel ein Tippfehler in der Adresse, lassen sich auch mit einem Korrekturdokument beheben.
So hilft dir FlowMate
In FlowMate vergibst du keine Nummern von Hand. Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, hat sie noch keine Nummer. Erst beim Finalisieren bekommt sie die nächste freie Nummer aus deinem Nummernkreis und wird unveränderbar festgeschrieben. So entstehen weder Lücken noch Doppelungen.
Quellen: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG; BMF-Schreiben zu Rechnungsnummern; GoBD. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss eine Rechnungsnummer bei 1 anfangen?
Nein. Du kannst mit jeder Nummer beginnen, zum Beispiel 2026-042. Danach muss es fortlaufend weitergehen.
Darf ich die Rechnungsnummer jedes Jahr neu starten?
Ja, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist, etwa 2026-001 und 2027-001. So bleibt jede Nummer einmalig.
Sind Lücken in den Rechnungsnummern verboten?
Nicht ausdrücklich, aber sie können bei einer Betriebsprüfung Fragen auslösen. Halte fest, warum eine Nummer fehlt.
Brauchen Angebote eine fortlaufende Nummer?
Nein, die Pflicht gilt nur für Rechnungen. Eine eigene Angebotsnummer hilft aber bei der Zuordnung.