Vorlagen
Rechnungsvorlage für Handwerker: Muster mit allen Pflichtangaben
Eine Handwerkerrechnung muss mehr enthalten als Leistung und Preis. Hier findest du eine Musterrechnung, an der du dich orientieren kannst, und die wichtigsten Regeln, damit deine Rechnung vollständig ist und dein Kunde sie gern bezahlt.
Musterrechnung für Handwerker
Das Beispiel zeigt eine Malerrechnung an einen Privatkunden. Für andere Gewerke tauschst du nur die Positionen aus.
Muster: Rechnung an Privatkunden
Diese Angaben müssen drauf
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum oder Leistungsdatum
- Menge und genaue Bezeichnung der Leistungen
- Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
- Bei Arbeiten am Grundstück eines Privatkunden: den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht
Alle Details mit Sonderfällen stehen im Beitrag Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung.
Lohnkosten getrennt ausweisen
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten von der Steuer abziehen, bis zu 1.200 € im Jahr (§ 35a EStG). Das klappt nur, wenn die Arbeitskosten auf der Rechnung erkennbar sind und der Kunde überweist, statt bar zu zahlen. Weise Lohn und Material deshalb getrennt aus oder nenne den enthaltenen Lohnanteil wie im Muster. Für deine Kunden ist das ein echter Vorteil.
Wenn du Kleinunternehmer bist
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen steht auf der Rechnung ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich.
Beispielpositionen für dein Gewerk
Welche Positionen und Einheiten in deinem Gewerk üblich sind, findest du hier:
- Rechnung für Maler: Spachteln nach Q1 bis Q4, Anstrich, Tapezieren
- Rechnung für Elektriker: Leitungen, Dosen, Verteilung, Prüfprotokoll
- Rechnung für Fliesenleger: Abdichtung, Verlegung, Fugen, Zuschläge
Word-Vorlage oder Rechnungsprogramm?
Eine Vorlage in Word oder Excel ist ein guter Anfang. Auf Dauer wird sie aber fehleranfällig: Rechnungsnummern müssen lückenlos fortlaufen, Summen und Steuer müssen stimmen, und nach den GoBD darf eine verschickte Rechnung nicht mehr unbemerkt verändert werden. Ab 2027 kommt für viele Betriebe die E-Rechnung dazu, die du mit Word nicht erstellen kannst.
So hilft dir FlowMate
Mit FlowMate brauchst du keine Vorlage. Du sagst einfach, was du gemacht hast, und bekommst eine fertige Rechnung mit allen Pflichtangaben, fortlaufender Nummer, getrennt ausgewiesenem Lohnanteil und QR-Code zum Bezahlen, auf Wunsch auch als E-Rechnung.
Quellen: § 14 Abs. 4 UStG; § 14b UStG; § 19 UStG; § 35a EStG. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich eine Rechnung mit Word schreiben?
Ja, solange alle Pflichtangaben enthalten sind und die Rechnungsnummern lückenlos fortlaufen. Für die GoBD musst du aber sicherstellen, dass verschickte Rechnungen nicht nachträglich verändert werden, und ab 2027 brauchen viele Betriebe die E-Rechnung.
Muss ich Lohn und Material getrennt ausweisen?
Pflicht ist es nicht. Bei Privatkunden solltest du den Lohnanteil aber angeben, damit sie die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen können.
Was muss auf eine Rechnung an Privatkunden zusätzlich drauf?
Bei Arbeiten an einem Grundstück, also fast allen Handwerkerleistungen am Haus, der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss.
Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich.