Vergleich
Rechnungsprogramm für Handwerker: 9 Punkte, auf die du achten solltest
Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker muss vor allem drei Dinge können: E-Rechnungen erzeugen, Rechnungen GoBD-konform festschreiben und dir Zeit sparen. Mit dieser Checkliste prüfst du jedes Programm in wenigen Minuten.
Die Checkliste
- E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD): Ab 2027/2028 musst du Geschäftskunden E-Rechnungen schicken. Ein Programm ohne E-Rechnung ist eine Sackgasse.
- GoBD-konform: Rechnungen müssen nach dem Versand unveränderbar sein, und Rechnungsnummern müssen lückenlos fortlaufen. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung.
- Alle Pflichtangaben automatisch: Steuernummer, Leistungszeitraum, Steuersatz und bei Privatkunden der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht sollten von selbst auf jeder Rechnung stehen.
- Positionen für dein Gewerk: Fertige Leistungen mit Einheiten (m², lfm, Stk) sparen dir das Abtippen.
- Vom Angebot zur Rechnung: Aus einem angenommenen Angebot sollte per Klick die Rechnung werden.
- Mahnwesen: Überfällige Rechnungen erkennen und Mahnungen mit Zinsen und Gebühr erstellen.
- DATEV-Export: So bekommt dein Steuerberater die Daten ohne Papierstapel.
- Mobil nutzbar: Wer die Rechnung direkt nach dem Auftrag schreibt, wird schneller bezahlt. Dafür muss das Programm auf dem Handy gut funktionieren.
- Datenschutz und Serverstandort: Kundendaten gehören auf Server in der EU, mit klarer Datenschutzerklärung.
Was schön, aber nicht nötig ist
- Eigene Buchhaltung: Nur nötig, wenn du deine EÜR selbst machst. Macht das dein Steuerberater, reicht der DATEV-Export.
- Plantafel und Zeiterfassung: Erst ab mehreren Mitarbeitern wirklich sinnvoll.
- Lager und Warenwirtschaft: Für die meisten kleinen Betriebe überflüssig.
Was ein Rechnungsprogramm kosten darf
Schlanke Programme kosten etwa 10 bis 30 € im Monat. Achte darauf, ob wichtige Funktionen wie E-Rechnung oder Mahnungen nur in teuren Tarifen stecken. Rechne außerdem gegen: Spart dir das Programm nur zwei Stunden Büroarbeit im Monat, hat es sich bei einem Stundensatz von 50 € schon mehrfach bezahlt.
So testest du ein Programm richtig
- Schreib in der Testphase eine echte Rechnung von deinem letzten Auftrag.
- Stopp die Zeit: Wie lange brauchst du vom Öffnen bis zum Versand?
- Prüfe, ob du die E-Rechnung herunterladen kannst und ob alle Pflichtangaben drauf sind.
- Probier es auf dem Handy aus, nicht nur am PC.
So erfüllt FlowMate die Checkliste
FlowMate erfüllt alle neun Punkte: E-Rechnung in beiden Formaten, GoBD-konformes Festschreiben mit fortlaufender Nummer, Positionen für 104 Gewerke, Angebot zu Rechnung per Klick, Mahnungen mit Zinsen, DATEV-Export, iPhone-App und Web-App, Server in Frankfurt. Neu ist, dass du alles per Sprache diktieren kannst. Eine eigene Buchhaltung hat FlowMate bewusst nicht, die macht dein Steuerberater mit dem DATEV-Export.
Häufige Fragen
Was muss ein Rechnungsprogramm für Handwerker können?
Mindestens E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) erzeugen, Rechnungen GoBD-konform festschreiben, alle Pflichtangaben automatisch einsetzen und einen DATEV-Export für den Steuerberater bieten. Praktisch sind außerdem Gewerk-Positionen, Mahnwesen und eine Handy-App.
Reicht Word oder Excel für Rechnungen?
Rechtlich ja, solange alle Pflichtangaben stimmen. Für die GoBD ist es aber schwierig, weil Rechnungen nachträglich änderbar sind, und E-Rechnungen kannst du damit nicht erstellen.
Brauche ich ein Programm mit Buchhaltung?
Nur wenn du deine Buchhaltung selbst machst. Macht das dein Steuerberater, reicht ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Export.