Kunde zahlt nicht oder kürzt die Rechnung: Was Handwerker tun können

Schritt 1: Ist die Rechnung überhaupt fällig?

Bei Werkverträgen wird dein Lohn mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Abnahme heißt: Der Kunde erkennt die Arbeit als im Wesentlichen vertragsgemäß an. Das kann ausdrücklich passieren, zum Beispiel mit einem Abnahmeprotokoll, oder stillschweigend, wenn er die Leistung nutzt und nichts beanstandet.

• Setzt du dem Kunden nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und er verweigert sie ohne Angabe von Mängeln, gilt die Arbeit als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Bei Privatkunden musst du ihn dabei auf diese Folge hinweisen.
• Prüfe außerdem, ob deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält und nachvollziehbar ist.

Schritt 2: Nachfragen statt sofort mahnen

Oft steckt hinter einer offenen Rechnung kein böser Wille: Die Rechnung ist im Spam gelandet, der Kunde war im Urlaub oder hat eine Frage zu einer Position. Ein kurzer Anruf klärt das häufig schneller als jedes Schreiben, und du erfährst früh, ob es Einwände gibt.

Schritt 3: Verzug und Mahnung

Ist ein festes Zahlungsdatum abgelaufen, ist der Kunde automatisch in Verzug. Sonst löst die Mahnung den Verzug aus. Ab dann darfst du Verzugszinsen und Mahnkosten verlangen. Fertige Texte findest du in unseren Mahnung-Mustern, die Zinsen rechnest du mit dem Verzugszinsen-Rechner aus.

Was tun, wenn der Kunde die Rechnung kürzt?

Viele Kunden zahlen nur einen Teil und begründen das mit Mängeln. Hier musst du unterscheiden:

• Es gibt echte Mängel: Der Kunde darf einen angemessenen Teil zurückbehalten, in der Regel das Doppelte der Kosten, die die Mängelbeseitigung voraussichtlich verursacht (§ 641 Abs. 3 BGB). Behebe die Mängel zügig, danach ist der Rest fällig.
• Der Kunde nennt keine konkreten Mängel: Fordere ihn schriftlich auf, die Mängel genau zu beschreiben, und biete einen Termin zur Nachbesserung an.
• Der Kunde kürzt einfach Positionen („zu teuer“): Bei einem Angebot oder einem vereinbarten Preis gilt, was vereinbart war. Den gekürzten Betrag mahnst du ganz normal an.

Wichtig: Dokumentiere deine Arbeit mit Fotos, Aufmaß und Abnahmeprotokoll. Bei Streit über Mängel ist das dein wichtigster Nachweis.

Schritt 4: Gerichtliches Mahnverfahren

Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht und erhebt keine konkreten Einwände, ist das gerichtliche Mahnverfahren der schnellste Weg. Du beantragst es online beim zuständigen Mahngericht, ohne Anwalt und für geringe Gebühren. Widerspricht der Kunde nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid und kannst die Forderung eintreiben lassen. Widerspricht er, geht die Sache ins normale Gerichtsverfahren. Spätestens dann lohnt sich ein Anwalt.

So beugst du vor

• Bei größeren Aufträgen Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt stellen (§ 632a BGB).
• Die Rechnung sofort nach Abnahme schicken, solange der Kunde zufrieden ist.
• Ein festes Zahlungsdatum und einen QR-Code zum Bezahlen auf die Rechnung setzen.
• Bei neuen Kunden mit großen Aufträgen eine Anzahlung vereinbaren.

So hilft dir FlowMate

FlowMate zeigt dir jederzeit, welche Rechnungen offen und überfällig sind. Erinnerung und Mahnung erstellst du mit einem Klick, inklusive Zinsen, Gebühr und QR-Code. Abschlagsrechnungen legst du genauso schnell an wie eine normale Rechnung.

Quellen: §§ 286, 288, 632a, 640, 641 BGB; §§ 688 ff. ZPO (Mahnverfahren). Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen